怎么才能開好周例會,提高周例會質量,我總結了如下幾方面的經驗:
一、根據公司總體工作目標的分解,把各個部門、各個崗位的周工作計劃制定抓緊抓實,做到目標清晰、責任明確。以此作為開好周例會、提高周例會質量的基礎和前提。
二、從七方面強化周例會紀律:
1、 每周必須召開(形式可以多種多樣)。
2、 由例會主持人(正常情況由總經理、部門經理、班組長主持)作為周例會責任人(主要責任:1、保證例會按時召開。2、保證參加會議人員無特殊情況不缺席。3、保證按規定程序人人發言。4、保證會議記錄真實、準確、全面。5、保證會議紀要不弄虛作假。)。
3、 主要圍繞周工作計劃完成情況進行
4、 無特殊情況不許請假(有簽到表)。
5、 到會者必須按設計的程序發言,能夠量化的工作一定要用數據表示,所有工作問題不能用“大概”、“幾乎”、“假如”等模棱兩可的語言表達,態度要明確,界面要清晰,不爭成績、不推責任、不做老好人。
6、 每個人必須帶好筆和記錄本,并且按會議記錄格式做好與自己工作有關內容的記錄(散會時會議責任人檢查)。
7、 專人做好整個會議記錄。會后3小時內整理出會議紀要(電子版和紙質版),一份存檔,一份交上級領導(電子版傳上級文員存檔,紙質版交上級領導閱看)。會議記要必須列出:哪些已經完成的工作向上級匯報,哪些工作問題需要上級的支持才能完成(原則:與完成上級下達的工作任務有關的工作向上匯報。本部門通過努力也不能解決的問題向上級匯報)。
7、上級每個月必須旁聽下級例會一次(監督會風和會議質量)。
三、從四方面規范例會流程。
1、 根據周工作計劃匯報工作完成情況。
2、 對沒有完成的工作做出說明(什么原因沒有完成,什么時候能夠完成,用什么辦法完成,需要上級或者其他部門什么支持)。
3、 下周的工作計劃是什么(完成計劃可能碰到的問題和需要的支持)?
4、 有什么合理化建議。
四、三級例會的時間原則安排:
1、總體原則:下級例會先于上級例會,便于上級掌握下級整體工作并以此安排例會內容
1、基層班組例會周六上午開(班組長召集所屬員工參加。時間控制在60分鐘以內)
2、中層部門周例會周六下午開(部門經理召集各班組長參加,時間控制在90分鐘以內)
3、公司高層周例會(總經理或者授權副總經理召開,時間控制在2小時以內)
五、建立暢通的公司內部網絡管理平臺
1、公司辦公室設專人進行管理內部網絡平臺。
2、平臺設“周工作計劃”和“周例會會議紀要”獨立版塊,公司三級周例會會議紀要每周二上午11:00前都會及時出現在網絡管理平臺上。上及總經理、下及普通員工,任何一個人都可以從平臺上了解公司各部門、各崗位的工作情況,這對提高員工的主人翁意識、集體意識,加強部門協作有非常積極的意義。
3、網絡平臺上會議紀要的內容一律保留三年
多年的實踐證明,高質量的三級周例會,幾乎可以對公司所有部門、所有崗位的工作進行無縫考核。避免了績效考核過程中表格過多、憑印象過多、時間過多,考核者走過場、流于形式,被考核者通過表格弄虛作假的被動局面。
績效考核非常重要,績效考核的模式也應該是多種多樣的。每個企業都有適合自身的績效考核模式。就看我們怎么去探索了。但是不管什么模式的績效考核,都要盡量避免流于形式、走過場和弄虛作假,只有這樣,才能不負績效考核是為了更好推動工作的使命!