企業集團管理的核心問題是將下屬各二級經營單位及其內部各個層級和各位員工聯合起來,圍繞著企業集團的總體目標而運行,即所謂整合。而實施全面預算管理則是實現集團整合的有效途徑。
全面預算管理不同于單純的預算編制,它是將企業的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化,并使之得以實現的企業內部管理活動或過程的總稱。全面預算管理體現了“權力共享前提下的分權”的哲學思想,通過“分散權責,集中監督”促進企業資源有效配置、實現企業目標、提高生產效率。
預算管理是現代企業尤其是企業集團的重要管理模式。然而當今很多企業對預算管理的理解有失偏頗,往往是重預算而輕管理,使預算管理流于形式,達不到預期效果。
從預算管理的定義可以看出預算管理是一個包括預算編制、執行、監督、考核與激勵的可運行、可操作的管理控制系統。
集團制定財務預算的用途是:(1)為長遠規劃作年度安排;(2)協調企業各部門的工作;(3)明確各部門的責任;(4)提供業績評價的基礎
在預算管理中首要應硬化預算約束,嚴格預算執行。通過預算硬約束使員工明確知道預算目標是什么,實現目標的過程中應該做什么,不該做什么。為此企業要做好以下3方面的工作:
一、細化預算。
編制清晰明確的預算是實施預算管理的重要前提。如果編制的預算籠統而模糊,那么預算的執行就有如大海中失去航向的船只茫然不知所措。編制清晰明確的預算關鍵的關鍵就是細化預算。將預算制度、責任、指標、費用、定額等各方面進行細化,分解到管理的各個角落與個人。
制度的細化可以保證企業各項管理活動有章可循;責任的細化可以提高工作效率,防止扯皮;費用的細化有利于成本分析,尋求降低成本的途徑;指標和定額的細化有助于預算執行結果的考核和對員工的激勵。
二、嚴格執行。
預算編制再好,如果執行不力,也只是紙上談兵,因此要嚴格執行預算。通過責任細化對預算執行過程中的憑證傳遞和手續審批進行控制,以保證預算執行的有效性。
例如,可以由預算管理委員會協同各二級單位相關預算執行部門制定費用控制卡、計劃領料卡來控制預算執行。然后根據成本費用項目的性質、金額以及相對責任中心的重要性,對控制卡分別采用按年或按月控制。
財務部門作為最后的把關控制點,對一般業務,在進行服務處理時,首先看是否有預算,如果沒有預算,則拒絕該項目入賬。特殊情況下可以超支,但要補辦調整手續。
三、有力監督。
預算的執行與監督是緊密聯系的,有力監督是有效執行的重要保證。為了加大監督力度,增強監督的客觀、公正和獨立性,預算監督工作由預算管理委員會協同企業內審部門共同完成。
內審部門不參與預算的編制,只對預算的執行過程與結果進行監督,直接對預算管理委員會主任(一般為企業的總經理)負責。
內審部門一方面可以借助企業的財務網絡系統在預算執行過程中對各二級單位實施突擊審查,另一方面可以在期末根據財務部門匯總結果實施定期審查。